Zur Verwendung von Gewebeproben aus der Gewebebank muss ein Online-Antrag bei der Gewebebank eingereicht werden. Voraussetzung hierfür ist ein definiertes wissenschaftliches Projekt mit einer kurzen Projektbeschreibung (Projektskizze). Des Weiteren werden Angaben zur Drittmittelförderung, zu projektbezogenen Kooperationspartnern (insbesondere des Instituts für Pathologie), zu projektbezogenem Ethikvotum und zum konkreten Gewebewunsch (Art und Anzahl) abgefragt.

Die Gewebebank überprüft, ob alle notwendigen Informationen vorliegen und klärt die Verfügbarkeit des angeforderten Gewebes. Innerhalb einer Woche wird den Beiräten der Gewebebank das Antragsformular vorgelegt, inklusive aktueller Informationen zur Verfügbarkeit des angeforderten Gewebes. Über die Zuweisung von Gewebe entscheidet der Beirat der Gewebebank unter Berücksichtigung sachlicher und organisatorischer Gründe sowie der Geschäftsordnung der Gewebebank innerhalb eines Monats nach Antragstellung.

Dem Antragsteller wird das Ergebnis spätestens sechs Wochen nach Antragstellung schriftlich mitgeteilt (vorzugsweise per Email) und ggf. ein Übergabetermin vereinbart.